Comment faire un bon onboarding ?

Pour qu’un recrutement soit réussi, il ne suffit pas de sélectionner le meilleur candidat. Il faut encore l’intégrer à l’entreprise et à son équipe avec succès pour qu’il déploie son plein potentiel. Ce qu’on appelle aujourd’hui onboarding désigne simplement le processus d’intégration des nouveaux salariés. Il fait partie intégrante de la marque employeur et se révèle être un sujet de réflexion significatif pour les équipes de recrutement. 

Quelle importance accorder à l’onboarding et comment réussir l’intégration des nouveaux collaborateurs ? Nous vous donnons les réponses.

Pourquoi l’onboarding est important ?

Le sujet de l’onboarding s’est développé parallèlement à celui de la marque employeur, et se trouve donc à l’avant-scène des sujets RH depuis maintenant deux ou trois ans. 

Un salarié bien intégré est un salarié impliqué. Il est donc important pour les entreprises de prendre la pleine mesure de cette étape essentielle et de lui accorder le temps et les ressources nécessaires. 

L’onboarding va assurer aux nouveaux salariés :

• Une bonne compréhension de la culture et des valeurs de l’entreprise
• Une intégration facile auprès des collaborateurs
• D’être opérationnel plus rapidement

Pour l’entreprise, les gains sont multiples :

• Diminution du turnover des employés
• Valorisation des nouveaux arrivants
• Amélioration de la marque employeur

Comment intégrer les nouveaux salariés ?

Vous vous demandez comment réussir l’intégration des nouveaux collaborateurs. Voici quelques points et étapes-clés pour réussir l’onboarding des nouveaux employés. Il faut savoir que l’onboarding ne commence pas le premier jour de travail, mais bel et bien lors du recrutement. 

Comment préparer un onboarding ?

L’intégration d’un nouveau collaborateur se prépare bien avant l’embauche. C’est un processus qui se passe en plusieurs étapes et nous vous expliquons ci-dessous comment vous y prendre pour le mettre en place. 

L’onboarding démarre en réalité dès la fin du processus de recrutement, dès lors que le candidat finaliste a accepté l’offre d’emploi. Entre ce moment et la prise de poste effective, il est primordial d’échanger avec le futur salarié afin que celui-ci dispose d’un maximum d’informations sur l’entreprise avant son embauche effective. Quel est le code vestimentaire s’il y en a un, qui seront ses collaborateurs et ses supérieurs, quel sera le déroulé des premiers jours dans la société…

Qu’est-ce qu’un bon processus d’onboarding ?

Voici 8 conseils pour mettre au point un onboarding réussi.

1. Démarrer l’onboarding avant l’arrivée du salarié

Il est important de préparer l’onboarding des nouveaux salariés avant leur arrivée. Comme nous l’avons vu plus haut, leur intégration se prépare dès qu’ils ont accepté le poste. 

2. Vérifier avec les supérieurs s’il y a des besoins de formation et les planifier

Pensez à prendre contact avec les managers ou chefs d’équipe pour vérifier les besoins de formations pour les nouveaux arrivants. Vous pourrez ainsi les planifier sur les premières semaines pour que le collaborateur soit opérationnel rapidement. 

3. Préparer les outils et le poste de travail 

Il n’y a rien de pire que d’arriver dans une entreprise qui n’a pas bien préparé votre arrivée. Et cela se voit tout de suite si le poste de travail et le matériel ne sont pas prêts le jour J. C’est tout de suite un signal négatif pour le nouvel employé. Evitez donc cela en prenant le temps de préparer le bureau ou l’emplacement des nouveaux salariés.
Assurez-vous que le matériel nécessaire à son travail soit également à disposition lors de son arrivée : téléphone, ordinateur, écran, accès au réseau, badge d’accès, etc…

4. Prévoir une réunion d’information dès le premier jour

La réunion d’accueil a une place primordiale dans le processus d’onboarding.  Idéalement, elle doit avoir lieu le premier jour car elle permet de délivrer des informations-clés.
C’est un moment privilégié organisé par l’équipe RH, qui va permettre de présenter l’entreprise, ses missions et ses valeurs. On peut y aborder en détails le fonctionnement de la société, le règlement intérieur et communiquer toutes les informations importantes. C’est également l’occasion de finaliser quelques points administratifs (signature du contrat de travail, donner les accès au réseau de l’entreprise s’il y en a un… etc).

Cette réunion peut se conclure par une visite des locaux et une présentation aux équipes. 

5. Présenter le nouveau collaborateur à son équipe et à l’entreprise

En ce qui concerne la présentation des nouveaux salariés, elle peut se faire en direct lors du tour des locaux. Il est également de coutume d’envoyer un email à toute l’entreprise avec une photo et l’intitulé du poste du nouveau salarié. Cette phase de l’onboarding est d’autant plus pertinente dans les entreprises qui possèdent plusieurs sites ou si le télétravail a pris une part importante et que tous les salariés ne sont pas sur site.
Vous pouvez rendre l’intégration plus sympathique en ajoutant quelques informations personnelles (hobbies, sports pratiqués, citation…), afin de personnaliser l’accueil et de le rendre plus chaleureux. 

Une présentation plus détaillée peut avoir lieu au sein de l’équipe que le nouveau collaborateur va intégrer. Il s’agit de bien savoir qui fait quoi, quelles sont les missions et les projets de chacun.

6. Organiser un déjeuner avec le N+1

Organiser un déjeuner entre le nouvel arrivant et son manager est un excellent moyen de créer du lien rapidement lors de l’onboarding. Cela permet de se présenter de manière plus informelle et détendue. Le salarié se sentira valorisé que son supérieur direct prenne du temps pour le connaître. De plus, être invité à déjeuner fait toujours plaisir et participe à la bonne expérience d’accueil pour le nouveau collaborateur !

S’il n’est pas possible d’organiser un déjeuner, pour un onboarding réussi, il faut a minima prévoir une réunion de travail dès les premiers jours. Y seront abordés les points suivants :

• Quels sont les projets en cours et sur quels projets interviendra le nouveau salarié ?
• Quel sont les objectifs du salarié ?
• Comment fonctionne l’équipe ?
• Quels sont les challenges ou difficultés potentielles pour le nouveau salarié ?
• Quelles sont les personnes ressources si le nouvel arrivant à des questions ?

7. Désigner un mentor/accompagnant

Pour compléter le dernier point cité plus haut, si vous souhaitez mettre en place un processus d’onboarding très qualitatif, vous pouvez désigner un mentor ou un accompagnant au sein de l’équipe. Pour le nouvel employé, cela permet d’avoir une personne de référence pour poser ses questions lors des premières semaines.

8. Prévoir des points réguliers pour faire le bilan

Afin de s’assurer que l’onboarding se passe bien, vous pouvez programmer des bilans réguliers avec les nouveaux employés. 15 minutes à la fin de la première semaine et un second bilan un peu plus long à la fin du premier mois sont déjà suffisants pour recueillir des informations. Cela permet de vérifier que tout se passe bien et d’éventuellement rectifier le tir si des choses ne fonctionnent pas. 

Conseils bonus : si le nouvel employé est un manager, prévoir une phase de « vis-ma-vie » ou des rendez-vous individuels avec chaque membre de son équipe. En effet, il est important pour un nouveau manager de connaître rapidement ses subordonnés, mais surtout de bien comprendre ce qu’ils font.