Comment définir son besoin en recrutement ?

Définir son besoin en recrutement constitue la première étape avant de lancer tout recrutement. Que vous recrutiez en interne ou en collaboration avec un cabinet de recrutement, il est nécessaire d’analyser le poste à pourvoir. Cela vaut pour un remplacement comme pour une création de poste. C’est même indispensable si l’on veut mener un processus de recrutement efficace, et sélectionner le bon profil. Sinon vous risquez de rencontrer des dizaines de candidats avant de réaliser que le profil dressé pour l’annonce n’est pas le bon. Selon une étude Apec, le recrutement d’un cadre sur dix n’aboutit pas. La mauvaise définition du besoin fait bien souvent partie du problème. Un besoin en recrutement bien défini augmente vos chances de recruter le bon profil. Cab à Talents vous explique dans cet article comment bien définir votre besoin en recrutement afin d’éviter les erreurs de recrutement. 

Comment évaluer le besoin en recrutement ?

Il n’est pas recommandé de lancer un processus de recrutement sans avoir auparavant étudié avec précision la nature du besoin en recrutement. Ce besoin doit premièrement être formulé, puis explicité par les équipes avant que le recruteur puisse faire son travail convenablement. Le projet d’embauche risque autrement d’être voué à l’échec (pas de d’embauche ou erreur de recrutement identifié après la prise de poste).

Définir la mission

Quand on parle de mission, on entend ici la raison d’être du poste (et non les différentes missions ou tâches à réaliser pour le futur employé). Il s’agit donc de définir le rôle et l’impact de ce poste dans l’entreprise. 

Par exemple, pour un directeur de la communication, la mission pourrait être définie ainsi : « Le directeur de la communication supervise l’ensemble des actions de communication externe et interne. Il contribue au renforcement de la notoriété et de l’image de marque de l’entreprise ». 

Pour bien définir la mission, il est impératif d’échanger avec le manager en charge du futur poste. D’après une étude menée par FoxRH, « Le recrutement dans tous ses états », le brief avec le manager est la mission la plus importante pour 37% des recruteurs interrogés, suivi de l’entretien à 28% et du sourcing à 23%.
Une bonne manière d’identifier la mission d’un poste est de se demander quels problèmes on cherche à résoudre grâce à la future embauche. 

Poser les enjeux-clé

Commencez par lister les objectifs du poste et ce qui est attendu à court, moyen et long terme. Qu’est-ce que l’employé aura concrètement réalisé après 6 mois ou 1 an ? Cela vous permettra de dresser une liste bien plus fiable qu’une énumération de tâches. Si c’est possible, ajoutez des éléments chiffrés. 

De plus, si vous intégrez ces points à l’annonce, il sera facile pour le candidat de comprendre ce qui est attendu de lui et donc de se projeter sur le travail requis. Par exemple, explicitez en fin d’annonce ce que le candidat devra être capable de faire ou bien aura mis en place après 3 mois, 6 mois, un an. 

Définir les critères de recrutement

Prenez en compte les spécificités du poste, de votre entreprise et de votre secteur pour définir des critères de recrutement précis et adaptés. Inutile d’enchaîner la litanie classique des offres d’emplois : bon relationnel, force de proposition, anglais courant…

Il est nécessaire à cette étape de faire un point détaillé avec le futur manager pour acter les compétences et savoir-être requis. Cela vous permettra d’indiquer des skills plus précis sur votre annonce. Par exemple : être capable de mener une négociation commerciale en anglais, avoir déjà eu une expérience managériale avec une équipe de 3 à 5 personnes. 

Pour cerner et décrire le besoin plus facilement, vous pouvez dresser une journée ou une semaine-type sur le poste. Cela permet de cerner les missions et les tâches très concrètement et de les prioriser en fonction du temps passé. En plus, c’est un bon moyen d’identifier les contraintes du poste et les relations hiérarchiques ou intra-entreprises. 

Les problèmes soulevés par la définition du besoin en recrutement

Vous allez mener la réflexion sur un poste et vous allez définir ses besoins. Il n’est pas impossible que des missions adjacentes apparaissent. Elles peuvent se réveler tout aussi importantes que la mission principale. Vous serez alors amené à modifier la fiche de poste ou envisager une éventuelle ouverture pour un poste complémentaire. 

Vous pouvez sinon vous rendre compte qu’un poste identifié comme opérationnel relève en fait plus de la stratégie. Il sera alors nécessaire de recruter un profil plus senior. 

Comment bien retranscrire le besoin en recrutement ?

La fiche de poste

Maintenant que vous avez défini votre besoin en recrutement, vous allez pouvoir rédiger une fiche de poste efficace.

Attention, la fiche de poste ne doit pas être une liste exhaustive des tâches à accomplir par votre future recrue. 

Une bonne fiche de poste reprend les éléments suivants :

• L’intitulé du poste : choisissez un titre qui reprend la mission globale du poste et indique le niveau de responsabilité.
• La mission : comme nous l’avons expliqué plus haut dans cet article, la mission décrit la raison d’être du poste dans l’entreprise. C’est le rôle que jouera le futur employé.
• Les tâches : il s’agit de l’ensemble des opérations ou missions à accomplir pour remplir la mission. Vous pouvez les regrouper par activités, par exemple communication interne et communication externe. Vous pouvez aussi présenter les tâches selon leur importance en présentant d’abord les activités principales, puis secondaires. 
• Les compétences : en fonction des tâches listées plus haut, vous allez déduire des compétences et savoir-être nécessaires au bon déroulement de la mission. Cela inclut la maîtrise de certains logiciels.
• Les relation hiérarchiques et inter-entreprise.
• Les contraintes liées au poste
• La fourchette de rémunération

L’annonce

Une fois que la fiche de poste est prête et validée par les parties prenantes (RH et futur manager de l’employé), on peut passer à la rédaction de l’annonce. Celle-ci se base grandement sur la fiche de poste, mais il est important de l’adapter au canal de diffusion. 

Ajoutez également les éléments factuels comme le type de contrat, la localisation et une fourchette de rémunération si vous souhaitez la communiquer. Aujourd’hui, les entreprises mettent également en avant des conditions de travail avantageuses comme la possibilité de faire du télétravail ou du remote complet. 

Enfin n’oubliez pas que l’annonce sera diffusée publiquement, elle doit donc refléter votre marque employeur. 

En conclusion, vous l’aurez bien compris, un bon recrutement se prépare bien en avance. La définition du besoin en recrutement est nécessaire afin de comprendre le contexte, les missions et les attentes sur le poste à pourvoir. C’est l’assurance pour l’entreprise de recruter le bon profil et de favoriser l’intégration du futur collaborateur. Ainsi, vous éviterez les incompréhensions éventuelles de son côté qui amènent de la frustration et du mécontentement.